Inbjudan till fördjupningsmöte
Steg 4
NU ÄR DET dags att bjuda in de 2–3 byråer som ni anser ha störst möjlighet att skapa ett framgångsrikt samarbete med er. Bjud in via branschens standard-iserade RFP där ni ber om CV på tilltänkt team, priser på verktyg och licenser, timpriser och redovisar övergripande avtalsvillkor (ej ekonomisk ersättning).
I RFP:n berättar ni också vad ni önskar byrån presenterar på fördjupningsmötet och bifogar relevant underlag. Ni bör inte efterfråga årsstrategier eller färdiga kampanjlösningar. Utan använd i stället någon av dessa tre alternativ:
ALT 1: Be om resonemang runt 1-3 väl avgränsade, prioriterade frågor. Frågan ska vara relevant utifrån er situation och kunna bidra till en bra diskussion mellan er och mediebyrån.
ALT 2: Genomför workshop, vilket innebär att ni tillsammans arbetar fram svaret på en fråga och att ni som kund är en aktiv del av arbetet.
ALT 3: Be byrån presentera 2-3 tidigare case.
BESTÄLLARENS ANSVAR:
→ Bjud in max 3 byråer till fördjupningsmöte, som ni tror kan matcha era behov väl.
→ Utforma inbjudan med hjälp av stöddokumentet RFP-standard och ge byråerna minst 2 veckor att svara på RFP:n och 2-3 veckor till att förbereda mötet.
→ Fundera på vilken omfattning ni ska vara tillgängliga för frågor och vilken information ni är bekväma att dela. Frågor, som kommer in bör ni inte dela med de andra byråerna. Men om svaret innehåller ny information, bör det delas med alla.
BYRÅNS ANSVAR:
→ Fyll i och returnera RFP:n med efterfrågad information.
→ Gör presentation/förbered resonemang utifrån de fördjupningsfrågor som uppdragsgivaren ber er resonera kring i RFP:n.
Ladda ned checklista inför fördjupningsmöte som .pdf